terça-feira, 19 de novembro de 2013

E-Social & Escrituração Fiscal Digital Social: Mudança em dados sociais tira o sono das empresas.

Mudança em dados sociais tira o sono das empresas

Por Marta Watanabe e Adriana Aguiar | De São Paulo
Um fantasma tira o sono das empresas. A partir de abril, elas passarão por verdadeira revolução na administração de dados relativos aos trabalhadores. Liderado pela Receita Federal, o E-Social, ou Escrituração Fiscal Digital Social, exigirá informação detalhada, e praticamente em tempo real, sobre a folha de salários, dados tributários, previdenciários e relacionados aos trabalhadores, desde a admissão até a exposição a agentes nocivos. O risco é o aumento no volume de autuações fiscais e trabalhistas.
Com informações em tempo real, auditores da Receita conseguirão cruzar valores retidos do Imposto de Renda, informações contábeis e dados sobre salários e encargos pagos aos empregados. Os fiscais do Ministério do Trabalho saberão de afastamentos, licenças, atestados médicos e horas extras pagas. Sem precisar visitar a empresa, saberão de condições insalubres ou jornadas exaustivas.
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O sistema tem um manual de mais de 200 páginas e um conjunto de mais de 20 tabelas, a maioria com centenas de itens de preenchimento. Cada evento trabalhista demandará um arquivo eletrônico único, a ser enviado rapidamente ao sistema integrado do E-Social. A admissão do empregado, com todos os dados solicitados, por exemplo, é um evento que requer arquivo específico e deve ser enviado de forma eletrônica antes que o empregado inicie suas atividades. Hoje, as empresas têm até sete dias para informar o Ministério do Trabalho.
Além de nome e ocupação, será exigida a descrição das funções, do departamento e até informações que hoje as empresas não possuem: se o trabalhador usou recursos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) para comprar a casa própria, por exemplo. Antes esparsos, dados como aposentadorias especiais por condições insalubres num grupo de trabalhadores dentro da empresa serão facilmente detectados e poderão levar à exigência de uma alíquota maior da contribuição previdenciária.
O desafio está não só na quantidade mas na diversidade de informações. Serão necessários dados dos setores de recursos humanos - folha de pagamentos, impostos e contribuições e cadastros -, do financeiro - tributos, recolhimentos, pagamentos a terceiros e dados contábeis - e de tecnologia de informação, para extração de dados, interfaces e segurança de informação.
 

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Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (EFD-Social)
A EFD-Social consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil. É um módulo no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e se constitui em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.
A EFD-Social é um projeto que atenderá as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como a Justiça do Trabalho, em especial no módulo relativo ao tratamento das Ações Reclamatórias Trabalhistas.
As informações que farão parte da EFD-Social são:
·         Eventos trabalhistas – informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc.
·         Folha de Pagamento;
·         Ações judiciais trabalhistas;
·         Retenções de contribuição previdenciária;
·         Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, etc.
As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador.
A Folha de Pagamento será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas.
A instituição da EFD-Social como porta de entrada e controle das informações decorrentes dos vínculos empregatícios tem como objetivos, entre outros:
·         Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única para informações atualmente exigidas por meio de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
·         Reduzir o custo de produção, controle e disponibilização das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
·         Compartilhamento de um único banco de dados entre os órgãos intervenientes, com informações integradas e atualizadas sobre o universo relativo aos vínculos do trabalho, respeitadas as prerrogativas e restrições legalmente impostas.
·         Melhorar a distribuição da carga tributária sobre os contribuintes pelo vigoroso combate à sonegação, tornando mais célere a identificação de ilícitos trabalhistas, previdenciários e tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
·         Reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego pela implementação de métodos seguros de transmissão e cruzamento de informações.
·         Ampliar a base de arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem aumentar a carga tributária. Reduzir a informalidade na relação de emprego.
O projeto da EFD-Social está em fase de especificação e a divulgação do leiaute de armazenamento das informações disponível no segundo semestre de 2013 e sua implementação prevista para o início de 2014.

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